Đỗ Ngọc Diệp — CEO (tổng giám đốc) Natunest, xây hệ thống 500 người bán hàng độc lập, doanh thu 3 tỷ đồng/tháng.
Bạn có bao giờ rơi vào cảnh này chưa.
Sáng đăng bài. Trưa trả lời tin nhắn. Chiều chốt đơn. Tối đóng hàng. Khuya vẫn ngồi nhắn giá cho một khách rồi họ lặn mất.
Một mình làm hết. Bán được thì vui. Nhưng cuối tháng nhìn lại, con số gần như đứng yên.
Tôi đã sống đúng những ngày đó. Và tôi hiểu ra một điều: vấn đề không phải bạn bán chưa đủ giỏi, mà là bạn đang bán không có hệ thống. Bài viết này tôi chia sẻ cách xây dựng hệ thống bán hàng từ con số 0 — đúng con đường tôi đã đi để dựng một đội 500 người bán hàng độc lập.
Đây là sở trường của tôi. Không phải vì tôi bán giỏi hơn người khác. Mà vì tôi chọn xây một cỗ máy, thay vì tự biến mình thành cỗ máy.
Hệ thống bán hàng là gì?
Nói cho dễ hiểu, hệ thống bán hàng là một quy trình lặp lại được để biến người lạ thành người mua, rồi thành người mua lại.
Nó có bốn khúc nối tiếp nhau.
Thu hút: làm cho người lạ biết đến bạn.
Nuôi dưỡng: làm cho họ tin bạn trước khi họ mua.
Chốt: giúp họ ra quyết định và trả tiền.
Chăm sóc: giữ họ ở lại và mua thêm.
Nhưng bốn khúc đó mới chỉ là phần “việc”. Một hệ thống thật sự còn có hai thứ nữa: con người vận hành nó, và công cụ đỡ cho con người. Thiếu một trong hai, bạn không có hệ thống — bạn chỉ có một mớ việc rời rạc dồn hết lên vai mình.
Hãy hình dung một quán phở. Người bán lẻ tẻ là người tự đi chợ, tự ninh xương, tự đứng bếp, tự bưng bê, tự thu tiền. Nghỉ một ngày là quán đóng cửa. Còn người có hệ thống là người có công thức nước dùng viết ra giấy, có người phụ làm đúng công thức đó, có sổ ghi mỗi ngày bán bao nhiêu tô. Người đó nghỉ, quán vẫn chạy.
Bán hàng cũng y hệt.
Vì sao bán lẻ tẻ luôn chạm trần
Bán lẻ tẻ không sai. Nó chỉ có trần.
Khi mọi việc đi qua tay bạn, năng lực của cả việc kinh doanh bằng đúng năng lực của một người. Một người thì có 24 giờ. Một người thì sẽ ốm, sẽ mệt, sẽ có ngày không muốn đăng bài. Và cái ngày bạn dừng, doanh thu dừng theo.
Tôi nhìn rõ cái trần đó vào giai đoạn khó nhất đời mình. Tôi có 5 năm ở Viettel, đi từ giao dịch viên lên cửa hàng trưởng. Rồi tôi rẽ sang mảng du lịch — khách sạn. Dịch COVID ập tới, khách sạn đóng cửa. Tôi mất gần như tất cả.
Lúc đó, nếu tôi chọn tự mình bán từng hộp yến, tự mình chạy từng đơn, thì giỏi lắm tôi nuôi được bản thân. Tôi chọn cách khác. Tôi bắt tay xây một hệ thống ngay từ con số 0, giữa đại dịch.
Kết quả không đến từ việc tôi làm nhiều hơn. Nó đến từ việc tôi thiết kế để nhiều người cùng làm.
Đó là khác biệt giữa “làm việc trong hệ thống” và “làm việc trên hệ thống”. Người bán lẻ tẻ làm việc trong hệ thống — họ là một mắt xích. Người xây hệ thống làm việc trên nó — họ thiết kế cả cỗ máy.
Trụ thứ nhất: Phễu — dòng chảy đưa khách từ lạ đến mua
Trụ đầu tiên là phễu bán hàng (funnel — hình dung như cái phễu lọc: nhiều người biết đến ở miệng phễu, ít người mua ở đáy phễu).
Vì sao lại là hình phễu? Vì không phải ai gặp bạn cũng mua ngay. Có người mới biết. Có người đang cân nhắc. Có người sẵn sàng rút ví. Ba nhóm này cần ba cách nói chuyện khác nhau. Bạn không thể chào mời một người vừa biết bạn 5 phút y như chào một người đã theo dõi bạn nửa năm.
Việc của phễu là dẫn khách đi từng bước: từ “chưa biết” sang “biết”, từ “biết” sang “tin”, từ “tin” sang “mua”. Mỗi bước, bạn cho họ đúng thứ họ cần ở bước đó — một bài viết hữu ích, một câu chuyện thật, một lời mời đúng lúc.
Nếu bạn muốn hiểu kỹ cách chia dòng khách thành từng tầng và nói chuyện với mỗi tầng ra sao, tôi có viết riêng một bài về phễu marketing 3 tầng TOFU – MOFU – BOFU. Đọc xong bạn sẽ thấy phễu không phải lý thuyết suông — nó là bản đồ đường đi của tiền.
Trụ thứ hai: Quy trình — biến việc bạn giỏi thành việc ai cũng làm được
Đây là trụ mà hầu hết người kinh doanh nhỏ bỏ quên.
Bạn chốt đơn giỏi. Tốt. Nhưng cái giỏi đó đang nằm trong đầu bạn. Nó không nhân bản được. Ngày bạn muốn có người thứ hai, người thứ mười cùng bán, bạn lấy gì để trao cho họ?
Quy trình chính là câu trả lời. Quy trình là việc bạn viết cách mình làm ra thành các bước rõ ràng: khách nhắn tin thì trả lời thế nào, khách hỏi giá thì xử lý ra sao, khách chê đắt thì nói gì, chốt xong thì chăm tiếp thế nào.
Không phải để làm khó ai. Mà để một người mới vào vẫn bán được ở mức khá, thay vì mò mẫm mất ba tháng.
Tôi từng ngồi bóc tách chính cách mình bán, viết nó ra thành kịch bản, thành hướng dẫn. Nghe thì mất công. Nhưng đó là lần đầu tư đáng giá nhất. Vì kể từ đó, mỗi người mới gia nhập không phải học lại từ số 0 — họ đứng lên trên vai người đi trước.
Một việc chỉ nằm trong đầu bạn là một việc sẽ chết cùng bạn. Một việc viết ra được là một việc sống mãi trong hệ thống.
Trụ thứ ba: Đội ngũ — nhân bản chính mình
Phễu đưa khách tới. Quy trình bảo người ta phải làm gì. Nhưng phải có người làm. Đó là trụ thứ ba: đội ngũ.
Với tôi, đây là bước biến một việc kinh doanh thành một hệ thống thật sự. Tôi không tự bán 3 tỷ đồng một tháng. Không ai làm được điều đó bằng hai bàn tay. Con số 3 tỷ đồng mỗi tháng đến từ 500 người bán hàng độc lập — mỗi người bán một phần, cộng lại thành một dòng chảy lớn.
Nhân bản đội ngũ không phải là tuyển thật nhiều người rồi bỏ mặc. Nó là ba việc gắn với nhau: trao cho họ quy trình để làm đúng, trao cho họ lý do để gắn bó, và trao cho họ con đường để lớn lên. Người ta ở lại với bạn không chỉ vì hoa hồng. Người ta ở lại vì thấy chính mình đang phát triển.
Tôi song song điều hành một công ty nhân sự 30 người, nên tôi thấm điều này: quản lý con người là phần khó nhất, và cũng là phần đáng giá nhất của hệ thống. Máy móc thì cài đặt một lần rồi chạy. Con người thì phải nuôi mỗi ngày.
Trụ thứ tư: Đo lường — không đo thì không sửa được
Trụ cuối cùng ít ai thích, nhưng thiếu nó thì ba trụ kia thành mù.
Đo lường là việc bạn biết bằng con số: tháng này bao nhiêu người biết đến mình, bao nhiêu người nhắn tin, bao nhiêu người mua, mỗi khách mua trung bình bao nhiêu. Chuyển đổi (conversion — tỷ lệ người thực hiện hành động bạn muốn trên tổng số người tiếp cận) là thước đo bạn cần nhìn mỗi tuần.
Vì sao quan trọng? Vì nếu không đo, bạn không biết khúc nào của phễu đang rò.
Khách vào nhiều mà không ai nhắn tin? Khúc thu hút đang kéo sai người. Nhắn tin nhiều mà không ai chốt? Khúc chốt có vấn đề. Chốt xong không ai quay lại? Khúc chăm sóc đang bỏ trống. Con số chỉ thẳng cho bạn chỗ rò. Còn nếu chỉ dựa vào “cảm giác”, bạn sẽ sửa mò — vá chỗ không hỏng, bỏ quên chỗ đang chảy mất tiền.
Bạn không cần phần mềm đắt tiền để bắt đầu. Một file tính đơn giản, ghi đủ vài con số mỗi ngày, đã hơn hẳn việc bán bằng cảm tính.
Cách xây dựng hệ thống bán hàng khi bắt đầu từ con số 0
Nếu bạn đang ở vạch xuất phát, đừng cố dựng cả bốn trụ cùng lúc. Không ai xây nhà bằng cách đổ cả bốn bức tường trong một ngày.
Hãy đi theo thứ tự này.
Trước hết, chọn một sản phẩm và một nhóm khách thật rõ. Bán cho tất cả mọi người là bán cho không ai cả.
Tiếp theo, tự tay chạy trọn một vòng phễu cho vài khách đầu tiên — thu hút, nuôi, chốt, chăm — và vừa làm vừa ghi lại từng bước. Chính bản ghi đó sẽ thành quy trình của bạn.
Sau đó, khi vòng phễu đã chạy được bằng tay, mới tìm người thứ hai và trao cho họ đúng quy trình ấy.
Và ngay từ ngày đầu, hãy ghi con số. Dù chỉ vài dòng.
Nếu bạn mới bắt đầu và muốn nắm phần thực chiến của khâu chốt đơn, tôi khuyên bạn đọc thêm bài cách bán hàng online hiệu quả cho người mới song song với bài này — một bài cho bạn bức tranh hệ thống, một bài cho bạn kỹ năng nền.
Lời khuyên cuối cùng, cũng là điều tôi mong bạn nhớ nhất: đừng đợi đủ giỏi rồi mới xây hệ thống. Hãy xây hệ thống ngay khi còn nhỏ, để nó lớn lên cùng bạn. Tôi bắt đầu cách xây dựng hệ thống bán hàng của mình từ con số 0, giữa lúc mất gần hết — và chính hệ thống đã gánh tôi đi, chứ không phải sức của riêng một người.
Nếu bài viết này giúp bạn nhìn ra cái trần mình đang chạm, hãy theo dõi blog của tôi. Những bài tới, tôi sẽ đi sâu vào từng trụ — phễu, quy trình, đội ngũ, đo lường — để bạn có thể bắt tay dựng cỗ máy bán hàng của riêng mình.
Câu Hỏi Thường Gặp
Xây dựng hệ thống bán hàng mất bao lâu?
Không có con số cố định, nhưng đừng nghĩ theo tháng — hãy nghĩ theo từng trụ. Bạn dựng phễu trước, chạy tay cho vài khách đầu tiên, rồi mới viết quy trình, rồi mới thêm người. Mỗi trụ vững thì mới sang trụ sau. Cái quan trọng không phải nhanh, mà là mỗi bước đều lặp lại được. Một hệ thống dựng chậm mà chắc luôn thắng một mớ việc dựng vội rồi sập.
Vốn ít, một mình thì có xây hệ thống được không?
Được. Tôi khởi đầu từ con số 0 giữa đại dịch, khi vừa mất gần hết. Hệ thống không bắt đầu bằng tiền hay bằng đông người — nó bắt đầu bằng cách bạn ghi lại cách mình làm. Bạn tự chạy một vòng phễu bằng tay, viết nó ra thành quy trình. Đó đã là hạt giống của hệ thống, và nó không tốn đồng nào.
Nên xây trụ nào trước?
Phễu trước. Vì không có khách thì ba trụ kia không có gì để vận hành. Khi phễu đã đưa được vài khách và bạn tự tay chốt được, hãy viết ngay quy trình từ chính những đơn đó. Đội ngũ và đo lường đi sau — nhưng con số thì ghi từ ngày đầu, dù chỉ vài dòng.
Làm sao biết hệ thống của tôi đang hỏng ở đâu?
Nhìn vào con số ở từng khúc phễu. Khách vào nhiều mà không ai nhắn tin, khúc thu hút kéo sai người. Nhắn tin nhiều mà không chốt, khúc chốt có vấn đề. Chốt xong không ai quay lại, khúc chăm sóc đang bỏ trống. Con số chỉ thẳng chỗ rò, còn cảm giác thì đánh lừa bạn.
Về tác giả
Đỗ Ngọc Diệp — CEO thương hiệu yến sào Natunest. Tôi xây hệ thống 500 người bán hàng độc lập, doanh thu 3 tỷ đồng mỗi tháng, đi lên từ con số 0 trong đại dịch; song song điều hành một công ty nhân sự 30 người. Trước Natunest, tôi có 5 năm ở Viettel — từ giao dịch viên lên cửa hàng trưởng — rồi rẽ sang mảng du lịch, khách sạn đóng cửa vì COVID. Chuyên môn của tôi: xây hệ thống kinh doanh, quản lý đội bán hàng, marketing nội dung, xây thương hiệu, và ứng dụng AI vào kinh doanh.