Đỗ Ngọc Diệp — CEO (tổng giám đốc) Natunest, xây hệ thống 500 người bán hàng độc lập, doanh thu 3 tỷ đồng/tháng.
Năm đầu xây Natunest, đội bán hàng của tôi đông dần lên từng tuần. Người lao đi tìm khách mới. Người cắm đầu chăm khách cũ. Người thì ngày nào cũng nhắn xin thêm ảnh, thêm video, thêm mẫu tin. Ai cũng bận. Ai cũng mệt. Nhưng cuối tháng ngồi lại soi con số, tôi giật mình: mỗi người đang kéo về một phía khác nhau.
Đó là lúc tôi buộc phải đi tìm lời đáp cho một câu hỏi nghe tưởng đơn giản: okr là gì, và làm sao để một đội đông cùng nhìn về một hướng thay vì mỗi người một ngả. Bài này tôi kể lại đúng cái tôi đã học và đã làm thật, không lý thuyết suông.
OKR Là Gì Và Vì Sao Ai Làm Đội Cũng Nên Biết
OKR viết tắt của Objectives and Key Results — dịch sang tiếng Việt là “Mục tiêu và Kết quả then chốt”. Nghe thì lạ tai. Nhưng bóc lớp vỏ ra, cốt lõi của okr là gì? Chỉ gói trong hai phần.
Phần thứ nhất là Objective — Mục tiêu. Một câu ngắn, có sức truyền cảm hứng, nói rõ bạn muốn đội đi tới đâu trong một khoảng thời gian. Nó phải làm người ta muốn xắn tay lên. Nó không cần con số.
Phần thứ hai là Key Results — Kết quả then chốt. Vài thước đo cụ thể, có con số, để biết bạn đã chạm được mục tiêu hay chưa. Thường ba đến năm cái. Không hơn.
Nói cho dễ hình dung. Objective là ngọn núi bạn muốn leo. Key Results là những cái mốc dọc đường để biết mình đang lên đúng núi, đúng tốc độ, hay đang lạc. Mục tiêu cho người ta lửa. Kết quả then chốt cho người ta la bàn.
Một bộ OKR hoàn chỉnh đọc lên nghe rất gọn. Ví dụ cho một đội bán hàng:
Objective: Trở thành lựa chọn đầu tiên của khách khi họ nghĩ tới sản phẩm của mình trong quý này.
Key Result 1: Có 300 khách mới để lại thông tin.
Key Result 2: Tỷ lệ khách cũ mua lại đạt một nửa danh sách.
Key Result 3: Mỗi bạn bán hàng tự quay 8 video giới thiệu.
Bạn thấy không. Mục tiêu thì “bốc”. Kết quả thì đo đếm được, không cãi nhau được. Cuối quý mở sổ ra là biết đạt hay trượt.
OKR Khác KPI Thế Nào
Đây là chỗ nhiều người lẫn nhất, và tôi cũng từng lẫn.
KPI (Key Performance Indicator — Chỉ số đo lường hiệu suất) là những con số bạn theo dõi đều đặn để biết công việc có đang chạy trơn tru không. Doanh thu tháng. Số đơn mỗi ngày. Tỷ lệ chốt. KPI giống như cái đồng hồ đo trên bảng táp-lô xe: nó cho bạn biết xe đang chạy bao nhiêu cây số một giờ, xăng còn bao nhiêu. Tôi có viết kỹ hơn trong bài KPI là gì trong kinh doanh, bạn nên đọc kèm.
Còn OKR không phải là cái đồng hồ. OKR là tấm bản đồ có đánh dấu điểm đến của quý này.
Khác nhau nằm ở chỗ này. KPI hỏi: “Guồng máy có đang chạy tốt không?” OKR hỏi: “Quý này cả đội dồn sức phá vỡ được điều gì?”
KPI thường giữ nguyên năm này qua năm khác, vì nó đo cái vận hành thường ngày. OKR thì đổi theo từng quý, vì mỗi quý bạn muốn tấn công một mục tiêu khác.
KPI là cái bạn phải giữ. OKR là cái bạn muốn giành.
Một cái để không tụt. Một cái để bứt lên. Đội mạnh cần cả hai. Đừng bỏ cái nào.
Vì Sao Đội Đông Mà Không Có OKR Thì Mỗi Người Kéo Một Phía
Tôi kể tiếp câu chuyện ở đầu bài.
Cái đội đông năm đó của tôi không hề lười. Ngược lại, họ chăm kinh khủng. Vấn đề không nằm ở sự chăm chỉ. Vấn đề nằm ở chỗ mỗi người tự định nghĩa “làm tốt” theo một kiểu.
Bạn A nghĩ làm tốt là có thật nhiều khách mới. Bạn B nghĩ làm tốt là chăm khách cũ thật kỹ. Bạn C nghĩ làm tốt là nội dung thật đẹp. Không ai sai cả. Nhưng ba người giỏi kéo ba hướng thì lực triệt tiêu nhau.
Xây được hệ thống 500 người bán hàng độc lập, tôi thấm một điều: đội càng đông, cái giá của việc “không chung một đích” càng đắt. Mười người lệch hướng thì còn gỡ được. Năm trăm người lệch hướng thì thành một đám đông ồn ào mà không đi tới đâu.
OKR sinh ra để giải đúng bài toán đó. Khi cả đội nhìn vào cùng một Objective mỗi sáng, ba bạn A, B, C kia vẫn làm ba việc khác nhau, nhưng cả ba việc đều chụm về một điểm. Sức không còn triệt tiêu. Sức cộng dồn.
Một mục tiêu chung không lấy đi sự tự do của ai. Nó chỉ đảm bảo mọi nỗ lực rơi vào cùng một cái phễu. Nếu bạn đang loay hoay giữ nhịp cho một đội đang lớn, tôi để lại đây bài cách quản lý đội nhóm bán hàng tôi viết từ chính vết xe của mình.
Cách Đặt OKR Đơn Giản Cho Đội Nhỏ Theo Quý
Nhiều người nghe tới OKR là nghĩ tới mấy tập đoàn công nghệ khổng lồ, tới biểu mẫu rối rắm. Không cần. Đội mười người, hai mươi người vẫn làm được, và làm trong một buổi chiều.
Tôi gói lại thành các bước tôi vẫn dùng.
Bước một, chọn thời hạn là một quý. Ba tháng vừa đủ dài để làm được chuyện lớn, vừa đủ ngắn để không kịp quên. Đừng đặt OKR cho cả năm. Xa quá thì không ai thấy nóng.
Bước hai, viết đúng một Objective. Một thôi. Đội nhỏ mà ba bốn mục tiêu song song thì lại tán loạn như cũ. Câu mục tiêu phải ngắn, dễ thuộc, đọc lên thấy muốn làm.
Bước ba, gắn cho Objective đó từ ba đến năm Key Results. Mỗi cái phải có con số và có mốc thời gian. Quy tắc của tôi rất thô: nếu một kết quả không thể trả lời gọn câu “bao nhiêu, đến khi nào” thì đó chưa phải Key Result, đó mới là mong muốn.
Bước bốn, đặt hơi cao tay một chút. OKR hay ở chỗ nó khuyến khích bạn với tới cái khó. Nếu quý nào cũng đạt trơn tru 100%, khả năng cao là bạn đặt mục tiêu quá dễ. Đạt được bảy tám phần mười một mục tiêu tham vọng thường quý hơn đạt tròn trịa một mục tiêu tầm thường.
Bước năm, viết ra chỗ ai cũng thấy. Dán lên bảng. Ghim lên nhóm chat. Đầu mỗi tuần mở ra soi một lần, xem con số nhích tới đâu. OKR cất trong ngăn kéo là OKR chết.
Cả năm bước, tôi làm gọn trong một buổi. Cái khó không nằm ở biểu mẫu. Cái khó nằm ở chỗ dám chọn: quý này mình dồn sức cho điều gì, và dám gạt bớt những điều còn lại.
Ví Dụ Một Bộ OKR Thật Cho Đội Kinh Doanh
Để bạn hình dung rõ, tôi dựng một ví dụ mẫu cho một đội bán hàng nhỏ trong một quý. Con số dưới đây là số minh họa, bạn thay bằng thực tế của mình.
Objective: Biến quý này thành quý khách hàng nhớ tới mình đầu tiên.
Key Result 1: Thu về 300 khách tiềm năng để lại số điện thoại, tính đến ngày cuối quý.
Key Result 2: Một nửa số khách đã mua quay lại mua lần hai.
Key Result 3: Mỗi thành viên đăng đều 3 nội dung mỗi tuần suốt 12 tuần.
Key Result 4: Rút thời gian phản hồi tin nhắn khách xuống dưới 10 phút trong giờ làm.
Nhìn bộ này, cả đội biết ngay phải làm gì mỗi ngày. Bạn lo khách mới nhìn vào KR1. Bạn lo khách cũ nhìn KR2. Bạn làm nội dung nhìn KR3. Người trực tin nhắn nhìn KR4.
Bốn việc khác nhau. Một đích chung. Đó chính là thứ mà một câu mục tiêu tử tế làm được: nó không bắt mọi người làm giống nhau, nó khiến mọi việc khác nhau cùng đẩy con thuyền về một hướng.
Vài Lỗi Khi Đặt OKR Mà Tôi Từng Vấp
Tôi kể ra để bạn đỡ trả học phí như tôi.
Lỗi thứ nhất, lẫn Key Result với danh sách việc cần làm. “Chạy quảng cáo”, “quay video” không phải kết quả, đó là hành động. Kết quả là cái đến sau khi làm xong: có bao nhiêu khách, chốt bao nhiêu đơn.
Lỗi thứ hai, đặt quá nhiều mục tiêu một lúc. Tham lam ba bốn Objective song song thì rốt cuộc không cái nào chạm đích. Ít mà trúng hơn nhiều mà loãng.
Lỗi thứ ba, viết xong rồi cất. Đây là lỗi phổ biến nhất và cũng chí mạng nhất. OKR không phải bản cam kết đầu quý rồi thôi. Nó là thứ bạn lôi ra soi hằng tuần.
Lỗi thứ tư, lấy OKR ra để phạt người. Sai hoàn toàn. OKR là la bàn để cả đội cùng vươn tới, không phải cây gậy. Ngày biến nó thành công cụ trừng phạt là ngày mọi người bắt đầu đặt mục tiêu thật thấp cho an toàn. Thế là hỏng cả tinh thần của nó.
Lời Kết: Bắt Đầu Từ Một Câu Mục Tiêu Cho Quý Tới
Quay lại câu hỏi đầu bài. Okr là gì? Là một mục tiêu đủ bốc để cả đội muốn lao tới, cộng với vài con số đủ rõ để không ai cãi được là đã tới hay chưa. Vậy thôi. Không cần phức tạp hóa.
Nếu bạn đang dẫn một đội, dù ba người hay ba trăm, lời khuyên của tôi rất cụ thể. Đừng chờ có phần mềm xịn, đừng chờ khóa học nào. Ngay tuần này, ngồi xuống viết một câu Objective cho quý tới, gắn vào đó ba đến năm Key Results có con số. Dán lên chỗ cả đội nhìn thấy. Thứ Hai đầu tuần mở ra soi một lần.
Chỉ cần cả đội thôi kéo mỗi người một phía và cùng nhìn về một đích, bạn sẽ thấy con thuyền tự nhiên chạy nhanh hơn hẳn, dù không ai chèo mạnh hơn hôm qua. Sức không đổi. Hướng đổi. Kết quả đổi theo.
Bạn thử đặt bộ OKR đầu tiên đi. Rồi để lại cho tôi một dòng ở phần bình luận, kể xem câu Objective quý tới của đội bạn là gì. Tôi đọc hết.
Câu Hỏi Thường Gặp
OKR là gì, nói thật gọn trong một câu?
OKR là một Mục tiêu (Objective) đủ truyền cảm hứng để cả đội muốn lao tới, gắn với ba đến năm Kết quả then chốt (Key Results) có con số để biết mình đã tới hay chưa. Một câu cho lửa, vài con số cho la bàn.
OKR và KPI khác nhau chỗ nào?
KPI đo cái vận hành thường ngày và thường giữ nguyên năm này qua năm khác, giống đồng hồ trên táp-lô xe. OKR là mục tiêu bứt phá của riêng một quý, đổi theo từng quý, giống tấm bản đồ có đánh dấu điểm đến. KPI là cái bạn phải giữ, OKR là cái bạn muốn giành. Đội mạnh cần cả hai.
Đội nhỏ vài người có cần đặt OKR không?
Có, và càng dễ làm. Đội mười, hai mươi người vẫn đặt được OKR trong một buổi chiều: chọn thời hạn một quý, viết đúng một Objective, gắn ba đến năm Key Results có số. Cái khó không nằm ở biểu mẫu, mà ở chỗ dám chọn quý này dồn sức cho điều gì.
Bao lâu nên rà lại OKR một lần?
Mỗi tuần một lần là đủ và nên đều. Đầu mỗi tuần mở ra soi xem con số nhích tới đâu. OKR viết xong rồi cất trong ngăn kéo là OKR chết — đó là lỗi phổ biến nhất mà tôi từng vấp.
Về tác giả
Đỗ Ngọc Diệp — CEO thương hiệu yến sào Natunest. Tôi xây hệ thống 500 người bán hàng độc lập, doanh thu 3 tỷ đồng mỗi tháng, đi lên từ con số 0 trong đại dịch; song song điều hành một công ty nhân sự 30 người. Trước Natunest, tôi có 5 năm ở Viettel — từ giao dịch viên lên cửa hàng trưởng — rồi rẽ sang mảng du lịch, khách sạn đóng cửa vì COVID. Chuyên môn của tôi: xây hệ thống kinh doanh, quản lý đội bán hàng, marketing nội dung, xây thương hiệu, và ứng dụng AI vào kinh doanh.