Đỗ Ngọc Diệp — CEO (tổng giám đốc) Natunest, xây hệ thống 500 người bán hàng độc lập, doanh thu 3 tỷ đồng/tháng.
Có một buổi tối tháng 3, một bạn trong đội bán hàng của tôi nhắn: “Chị ơi, tháng này em bán được 40 đơn, vui quá.” Tôi hỏi lại đúng một câu: “Vậy em lãi bao nhiêu?” Bạn im lặng một lúc lâu. Bạn biết rõ mình thu về bao nhiêu tiền. Nhưng bạn không biết mình còn giữ lại được bao nhiêu.
Đó là lúc tôi nhận ra một điều rất nhiều người bán hàng đang mắc phải: họ chưa từng học cách tính giá vốn hàng bán cho đàng hoàng, nên họ đang lãi trong tưởng tượng.
Giá vốn hàng bán (tiếng Anh gọi là COGS – Cost of Goods Sold, tức toàn bộ chi phí thực để có được một sản phẩm giao tới tay khách) là con số đầu tiên bạn phải nắm. Trước cả tiền quảng cáo. Trước cả doanh thu. Vì nếu con số này sai, mọi con số phía sau đều sai theo.
Tôi viết bài này để bạn không phải im lặng như bạn nhân viên của tôi hôm đó.
Giá vốn hàng bán là gì, và vì sao nó quyết định sự sống còn
Nói cho dễ hiểu, giá vốn là số tiền thật bạn phải bỏ ra để một sản phẩm sẵn sàng bán được và tới tay khách.
Nhiều người tưởng giá vốn chính là giá nhập. Nhập cái áo 80.000 đồng thì giá vốn là 80.000 đồng. Không phải vậy.
Giá nhập chỉ là phần nổi của tảng băng. Bên dưới nó còn tiền vận chuyển, tiền bao bì, phần hàng hư hỏng không bán được, và nhiều thứ nữa mà bạn ít khi ghi lại.
Vì sao con số này quan trọng đến mức quyết định sống còn?
Vì giá vốn là cái sàn. Bán dưới giá vốn là bạn mất tiền trên từng đơn hàng. Bán càng nhiều, mất càng nhiều. Có những người tôi gặp, tháng nào cũng “bận rộn”, đơn nào cũng “chốt được”, mà cuối năm nhìn lại tài khoản không dư ra đồng nào. Họ không lười. Họ chỉ đang chạy nhanh về hướng sai.
Nắm được giá vốn, bạn mới biết mình đang đứng ở đâu trên cái sàn đó. Chưa nắm, bạn đang đi trong bóng tối và tự nhủ rằng mình biết đường.
Giá vốn hàng bán gồm những gì: hãy nhìn cho đủ, đừng nhìn một nửa
Đây là bốn nhóm chi phí tối thiểu bạn phải cộng vào giá vốn. Tôi viết tách ra từng dòng để bạn không bỏ sót:
Giá nhập hàng: số tiền trả cho nhà cung cấp để có sản phẩm.
Chi phí vận chuyển: tiền ship hàng về kho, tiền vận chuyển nội bộ, chia đều trên mỗi sản phẩm.
Chi phí đóng gói: túi, hộp, tem nhãn, mút chống sốc, băng keo. Nghe nhỏ, nhưng cộng lại không nhỏ.
Hao hụt: phần hàng vỡ, hỏng, hết hạn, lỗi mẫu, không bán được. Bạn vẫn trả tiền cho phần này, nên nó vẫn là chi phí thật.
Nhiều chủ shop chỉ nhìn dòng đầu tiên rồi tính lời. Đó là nhìn một nửa. Và nửa còn lại chính là nửa ăn mòn lợi nhuận của bạn mỗi ngày.
Với ngành yến sào của tôi, hao hụt là chuyện có thật. Nguyên liệu tự nhiên, sơ chế thủ công, luôn có tỷ lệ tổ bị vụn, bị lỗi không đạt chuẩn giao khách. Nếu tôi giả vờ tỷ lệ đó bằng không, tôi đang tự lừa mình. Ngành nào cũng có phần hao hụt của ngành đó. Việc của bạn là gọi tên nó và tính nó vào.
Cách tính giá vốn hàng bán đơn giản cho shop nhỏ
Bạn không cần phần mềm kế toán đắt tiền. Bạn cần một công thức và một tờ giấy.
Công thức là thế này:
Giá vốn một sản phẩm = Giá nhập + Vận chuyển phân bổ + Đóng gói + Hao hụt phân bổ
Tôi lấy một ví dụ cho dễ hình dung. Giả sử bạn bán áo thun.
Bạn nhập 100 chiếc, giá 80.000 đồng một chiếc.
Tiền ship cả lô về là 500.000 đồng, chia cho 100 chiếc là 5.000 đồng mỗi chiếc.
Túi, tem, tag đóng gói hết 3.000 đồng mỗi chiếc.
Trong 100 chiếc, có 4 chiếc lỗi không bán được. Bạn vẫn trả tiền cho 4 chiếc đó, tức mất 320.000 đồng. Chia cho 96 chiếc bán được, mỗi chiếc gánh thêm khoảng 3.333 đồng.
Cộng lại: 80.000 + 5.000 + 3.000 + 3.333 = 91.333 đồng.
Giá vốn thật của bạn không phải 80.000. Nó là 91.333 đồng.
Bạn thấy sự khác biệt chưa? Nếu bạn bán 120.000 đồng và tin rằng mình lãi 40.000, bạn đã nhầm ngay từ dòng đầu tiên. Lãi gộp thật của bạn chỉ khoảng 28.667 đồng. Và đây mới là lãi gộp, chưa trừ những khoản còn nặng hơn ở phần sau.
Hãy làm phép tính này cho từng sản phẩm bạn đang bán. Một lần thôi cũng đủ khiến bạn giật mình.
Những chi phí ẩn khiến bạn tưởng lãi mà hóa ra lỗ
Đây là phần nguy hiểm nhất. Chi phí ẩn (những khoản tiền ra đi mà bạn quên ghi vào sổ) là thứ giết chết lợi nhuận một cách âm thầm.
Quay lại chiếc áo có lãi gộp 28.667 đồng ở trên. Giờ ta trừ tiếp.
Tiền quảng cáo: để bán được một chiếc áo, bạn chi bao nhiêu tiền chạy quảng cáo? Giả sử tháng đó bạn tiêu tiền ads và chia ra mỗi chiếc gánh 15.000 đồng. Lãi còn 13.667.
Phí sàn, phí cổng thanh toán: bán qua sàn thương mại điện tử hay ví điện tử thường mất vài phần trăm. Cứ cho là 3.000 đồng. Còn 10.667.
Đổi trả, hoàn hàng: khách trả lại, hàng đi hàng về, đóng gói lại. Cứ chia trung bình 4.000 đồng mỗi chiếc. Còn 6.667.
Công sức của chính bạn: đây là khoản người ta hay quên nhất. Thời gian bạn tư vấn, chốt đơn, đóng gói, chạy ra bưu điện. Công đó có giá của nó. Nếu bạn không trả lương cho chính mình, bạn đang làm không công và gọi đó là “kinh doanh”.
Con số 40.000 trong tưởng tượng ban đầu, sau khi trừ hết, có khi chỉ còn vài nghìn đồng. Có người trừ xong thì âm.
Không phải bạn bán ế. Mà là bạn bán mà không đo. Đó là hai chuyện hoàn toàn khác nhau.
Không nắm giá vốn thì mọi quyết định giá đều là đoán mò
Tôi xây thương hiệu Natunest từ con số 0 lên hệ thống 500 người bán hàng độc lập, doanh thu 3 tỷ đồng mỗi tháng, và làm điều đó ngay trong đại dịch. Nếu có một bài học tôi muốn khắc vào đầu mọi người mới bắt đầu, thì đó là câu này:
Không nắm giá vốn, mọi quyết định về giá đều là đoán mò.
Bạn giảm giá 20% để chạy khuyến mãi. Con số 20% đó lấy ở đâu ra? Nếu bạn không biết giá vốn thật, bạn không biết mình còn lời hay đã lỗ sau khi giảm. Bạn đang cá cược bằng tiền của chính mình mà tưởng là đang làm marketing.
Bạn nhận đơn sỉ, khách xin giá tốt hơn. Giảm được tới đâu? Không biết giá vốn thì bạn giảm theo cảm giác. Cảm giác thì hay nể nang. Và nể nang thì hay lỗ.
Giá vốn là nền móng. Trên nền đó bạn mới xây được cách định giá cho đúng. Tôi đã viết riêng một bài về cách định giá sản phẩm sao cho không bán lỗ, bạn nên đọc ngay sau bài này, vì hai thứ đó đi liền nhau như móng nhà với tường nhà.
Và khi đã có con số đúng, bạn cần theo dõi tiền vào tiền ra cho gọn. Đó là lý do tôi luôn nhắc mọi người trong hệ thống của mình phải học cách quản lý dòng tiền kinh doanh từ sớm. Lãi trên giấy là một chuyện. Tiền thật trong tài khoản là chuyện khác. Người làm lâu dài phải nắm cả hai.
Ba việc làm ngay để nắm giá vốn trong tuần này
Đọc xong mà không làm thì bài viết này vô nghĩa. Nên tôi để lại ba việc cụ thể, bạn làm được trong tuần này:
Một, chọn ra sản phẩm bán chạy nhất của bạn và tính lại giá vốn theo đúng công thức bốn nhóm ở trên. Chỉ một sản phẩm thôi. Làm cho tới nơi.
Hai, liệt kê hết chi phí ẩn của bạn ra giấy: quảng cáo, phí sàn, đổi trả, công sức. Trừ thẳng vào lãi gộp. Nhìn con số cuối cùng cho thật.
Ba, từ nay ghi lại. Mỗi lô hàng nhập, mỗi khoản ship, mỗi phần hao hụt. Không cần cầu kỳ, một file bảng tính đơn giản là đủ để bắt đầu.
Cách tính giá vốn hàng bán không phải là bài toán của dân kế toán. Nó là bài toán sống còn của người bán hàng. Người nắm được nó ngủ ngon vì biết rõ mình đang lời hay lỗ. Người không nắm thì cứ chạy, cứ bận, và cứ tự hỏi vì sao mãi không giàu.
Bạn không thiếu chăm chỉ đâu. Bạn chỉ đang thiếu một con số. Tìm ra con số đó đi, rồi mọi quyết định của bạn sẽ hết đoán mò.
Câu Hỏi Thường Gặp
Giá vốn hàng bán có bao gồm tiền quảng cáo không?
Không. Giá vốn hàng bán chỉ gồm những chi phí gắn trực tiếp với việc có được sản phẩm và đưa nó tới tay khách: giá nhập, vận chuyển, đóng gói, hao hụt. Tiền quảng cáo là chi phí bán hàng, bạn trừ nó ở bước sau, khi tính lãi ròng. Tách hai nhóm này ra giúp bạn thấy rõ sản phẩm tự nó có lời không, và chi phí bán hàng đang ăn mất bao nhiêu.
Tôi bán nhiều mặt hàng khác nhau thì tính giá vốn thế nào cho xuể?
Đừng tính hết một lúc. Bắt đầu từ vài sản phẩm bán chạy nhất, vì chúng chiếm phần lớn doanh thu của bạn. Tính đúng nhóm này trước là bạn đã kiểm soát được phần lớn dòng tiền. Các mặt hàng còn lại làm dần theo tuần. Một file bảng tính với các cột giá nhập, ship, đóng gói, hao hụt là đủ để chạy.
Chi phí công sức của tôi có thật sự nên tính vào không?
Có. Nếu bạn không trả một mức lương ngầm cho chính mình, bạn sẽ tưởng mình lãi trong khi thực ra chỉ đang tự trả công cho mình bằng tiền lời. Cứ ước lượng thời gian bạn bỏ ra mỗi đơn nhân với mức lương bạn thấy hợp lý. Con số đó nhắc bạn rằng thời gian của bạn có giá, và một mô hình bắt bạn làm quần quật để hòa vốn là mô hình cần sửa.
Bao lâu tôi nên tính lại giá vốn một lần?
Mỗi khi có thay đổi thật: nhà cung cấp đổi giá, phí ship tăng, bạn đổi bao bì, hoặc tỷ lệ hao hụt biến động. Ngoài ra, nên rà lại toàn bộ mỗi quý. Giá vốn không phải con số tính một lần rồi để đó. Thị trường động thì con số của bạn cũng phải động theo, nếu không bạn lại quay về đoán mò.
Về tác giả
Đỗ Ngọc Diệp — CEO thương hiệu yến sào Natunest. Tôi xây hệ thống 500 người bán hàng độc lập, doanh thu 3 tỷ đồng mỗi tháng, đi lên từ con số 0 trong đại dịch; song song điều hành một công ty nhân sự 30 người. Trước Natunest, tôi có 5 năm ở Viettel — từ giao dịch viên lên cửa hàng trưởng — rồi rẽ sang mảng du lịch, khách sạn đóng cửa vì COVID. Chuyên môn của tôi: xây hệ thống kinh doanh, quản lý đội bán hàng, marketing nội dung, xây thương hiệu, và ứng dụng AI vào kinh doanh.